Każdy zatrudniony to dopłata do abonamentu księgowego. W JDG: 20 zł/os/mc za płace lub 40 zł/os/mc za pełne kadry i płace, zlecenie 15 zł. W spółce z o.o. odpowiednio 50 i 80 zł/os/mc. Do tego jednorazowe 50 zł za zgłoszenie do ZUS.
Tyle esencji. Dalej rozkładamy te kwoty na części: co dokładnie robi biuro w każdym wariancie, jak liczy się zlecenia i dzieła, ile wychodzi dla typowych zespołów i gdzie w cennikach kadrowych czają się dopłaty, o których dowiesz się dopiero przy pierwszym zwolnieniu lekarskim.
Ceny pakietów podstawowych (bez pracowników) znajdziesz w osobnych cennikach: JDG 2026 i spółka z o.o. 2026, a zestawienie wszystkiego w jednym miejscu: pełny cennik biura rachunkowego 2026.
Policz abonament z pracownikami w 2 minuty
Kalkulator uwzględnia liczbę osób i zakres obsługi kadrowej. Bez podawania danych firmy.
Otwórz kalkulator
Płace czy pełne kadry i płace — za co właściwie płacisz
To najczęstsze nieporozumienie przy porównywaniu ofert. Dwa biura podają „obsługę pracownika", ale jedno ma na myśli samo naliczenie pensji, a drugie prowadzenie całej dokumentacji. Różnica w cenie jest dwukrotna, bo różnica w pracy też.
Wariant „płace" — naliczenie i deklaracje
- Naliczenie wynagrodzenia: brutto, składki, zaliczka PIT, netto
- Deklaracje ZUS: DRA z raportami RCA
- Zaliczki PIT za pracowników
- Lista płac do wypłaty
Wariant „pełne kadry i płace" — wszystko z góry plus dokumentacja
- Teczka osobowa pracownika (akta osobowe A/B/C)
- Przygotowanie umów o pracę, aneksów, świadectw pracy
- Ewidencja urlopów i czasu pracy
- Pilnowanie badań okresowych i szkoleń BHP (terminy)
- Roczne PIT-y pracowników (PIT-11)
Praktyczna zasada: jedna, dwie osoby zatrudnione „od zawsze", bez rotacji — wystarczą płace. Zespół, w którym ludzie przychodzą i odchodzą, ktoś idzie na macierzyński, ktoś na zwolnienie — pełne kadry i płace zwracają się od pierwszego problemu, bo świadectwo pracy czy korekta deklaracji po terminie kosztują więcej nerwów niż 20–30 zł różnicy miesięcznie.
Cennik dopłat za pracowników — netto
| Pozycja | JDG | Sp. z o.o. | Co zawiera |
|---|
| Płace (umowa o pracę) | 20 zł/os/mc | 50 zł/os/mc | Naliczenie wynagrodzenia + ZUS DRA, RCA |
| Pełne kadry + płace | 40 zł/os/mc | 80 zł/os/mc | Wszystko z wyżej + teczka, umowy, urlopy, ewidencja czasu pracy |
| Umowa zlecenie | 15 zł/os/mc | 50 zł/os/mc | Rachunek, składki (jeśli należne), ZUS |
| Umowa o dzieło | 20 zł/szt/mc | 20 zł/szt/mc | Zgłoszenie ZUS RUD + rozliczenie podatku |
| Zgłoszenie do ZUS (jednorazowo) | 50 zł | 50 zł | ZUS ZUA nowego pracownika |
| Wyrejestrowanie z ZUS (jednorazowo) | 30 zł | 30 zł | Zakończenie zatrudnienia |
Dlaczego spółka płaci więcej za tę samą czynność? Bo obsługa kadrowa spółki jest formalnie cięższa: wynagrodzenia trafiają do ksiąg handlowych (listy płac jako dowody księgowe), dochodzą rozliczenia członków zarządu, powołań i częstsze korekty. To nie jest sztuczna dopłata, tylko odbicie nakładu pracy.
Formy zatrudnienia a koszt obsługi
Umowa o pracę
Najdroższa w obsłudze, bo najwięcej się przy niej dzieje: składki, urlopy, zwolnienia, badania, ewidencja czasu pracy. Zgłoszenie ZUA w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy — pilnuje biuro.
Umowa zlecenie
Tańsza, ale z pułapką: składki zależą od statusu zleceniobiorcy. Student do 26. roku życia — bez ZUS. Zleceniobiorca z etatem u innego pracodawcy (z pensją co najmniej minimalną) — tylko zdrowotna. Zleceniobiorca „goły" — pełne składki. Biuro ustala status przy każdej umowie, dlatego rozliczenie kosztuje tyle samo niezależnie od tego, czy składki wychodzą zerowe.
Umowa o dzieło
Bez składek (poza dziełem zawartym z własnym pracodawcą), ale od 2021 r. z obowiązkiem zgłoszenia do ZUS na formularzu RUD w ciągu 7 dni. O tym obowiązku zamawiający dowiadują się zwykle po fakcie, przy kontroli. Obsługa: 20 zł za umowę.
Ile to wychodzi w praktyce — trzy wyliczenia
Salon beauty: JDG, 2 pracownice na etacie
Ryczałt bez VAT (usługi), do 30 dokumentów miesięcznie, dwie pracownice na umowie o pracę z pełną obsługą kadrową (rotacja i urlopy to w tej branży standard).
- Pakiet ryczałt bez VAT: 139 zł
- Pełne kadry i płace: 2 × 40 zł = 80 zł
- Razem: 219 zł/mies.
Software house: sp. z o.o., 4 osoby na etacie
VAT-owiec, ok. 45 dokumentów miesięcznie, czterech pracowników z pełną obsługą kadrową.
- Pakiet sp. z o.o., VAT, do 50 dok.: 599 zł
- Pełne kadry i płace: 4 × 80 zł = 320 zł
- Razem: 919 zł/mies.
Firma eventowa: JDG, sezonowi zleceniobiorcy
KPiR z VAT, do 30 dokumentów, trzech zleceniobiorców pracujących od maja do września.
- Pakiet KPiR z VAT: 359 zł (cały rok)
- Zlecenia: 3 × 15 zł = 45 zł (tylko w miesiącach z wypłatami)
- Zgłoszenia ZUS na start sezonu: 3 × 50 zł jednorazowo
- Miesiąc sezonowy: 404 zł, poza sezonem: 359 zł
Wniosek z trzeciego przykładu: dopłaty kadrowe naliczają się za faktyczną obsługę, nie „za posiadanie pracowników w umowie". Miesiąc bez wypłat dla zleceniobiorców to miesiąc bez dopłat.
Sprawdź kwotę dla swojego zespołu
Kalkulator pyta o liczbę osób i formę zatrudnienia, potem podaje konkretną cenę.
Sprawdź teraz →
Jak to wygląda na rynku
W naszym kwietniowym scrapie cenników z portalu infakt.pl/ksiegowi dopłaty za pracownika oscylowały wokół 80 zł/os., a rynkowe widełki dla pełnej obsługi kadrowo-płacowej to mniej więcej 30–120 zł za osobę miesięcznie, zależnie od zakresu i regionu. Nasze stawki dla JDG (20–40 zł) są poniżej tych widełek, dla spółki (50–80 zł) — w środku.
Przy porównywaniu ofert pytaj o trzy rzeczy: czy stawka dotyczy płac, czy pełnych kadr; czy zgłoszenia i wyrejestrowania ZUS są w cenie, czy osobno; i co z obsługą zasiłków.
Pozycja, którą mało kto sprawdza: obsługa zasiłku macierzyńskiego. Wniosek, korespondencja z ZUS, korekty deklaracji — w rynkowych cennikach dopłata za tę operację sięga nawet 300 zł. Lepiej znać tę kwotę przed podpisaniem umowy niż w ósmym miesiącu ciąży pracownicy.
Terminy, które przejmuje biuro
Zatrudnienie pierwszej osoby to nowy kalendarz obowiązków. W praktyce pilnuje go biuro, ale warto wiedzieć, co się dzieje w tle:
- Zgłoszenie ZUA — w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy
- Składki ZUS — do 15. dnia miesiąca (spółki i inni płatnicy z osobowością prawną) lub do 20. dnia (pozostali, w tym JDG)
- Zaliczki PIT za pracowników — do 20. dnia następnego miesiąca
- PIT-11 — do końca stycznia do urzędu skarbowego, do końca lutego do pracownika
W cenie obsługi jest dostęp do modułu kadrowego wFirma — umowy, rachunki, ewidencje i dokumenty pracownicze w jednym miejscu, wgląd na własne konto. Szczegóły systemu:
jak używać wFirma.
Najczęstsze pytania
- Ile kosztuje obsługa kadrowo-płacowa jednego pracownika?
- W JDG: same płace 20 zł/os/mc, pełne kadry i płace 40 zł/os/mc. W spółce z o.o.: płace 50 zł/os/mc, pełne kadry i płace 80 zł/os/mc. Do tego jednorazowo 50 zł za zgłoszenie pracownika do ZUS i 30 zł za wyrejestrowanie. Rynkowo stawki wahają się od 30 do 120 zł za osobę, zależnie od zakresu.
- Czym różnią się płace od pełnych kadr i płac?
- Płace to naliczenie wynagrodzenia, składek i deklaracji ZUS (DRA, RCA) oraz zaliczki PIT. Pełne kadry i płace obejmują dodatkowo teczkę osobową, przygotowanie umów i aneksów, ewidencję urlopów i czasu pracy oraz roczne PIT-y pracowników. Jeśli biuro ma tylko naliczać pensje, wystarczy tańszy wariant.
- Ile kosztuje rozliczenie umowy zlecenia?
- W JDG 15 zł/os/mc, w spółce z o.o. 50 zł/os/mc. Student do 26. roku życia nie podlega składkom ZUS, ale rozliczenie (rachunek, podatek, PIT-11) i tak trzeba wykonać, więc stawka za obsługę się nie zmienia.
- Czy zgłoszenie pracownika do ZUS jest płatne?
- W biurach rachunkowych to zwykle opłata jednorazowa. U nas 50 zł za zgłoszenie (ZUS ZUA) i 30 zł za wyrejestrowanie. Samo zgłoszenie musi trafić do ZUS w ciągu 7 dni od rozpoczęcia pracy, czego pilnuje biuro.
- Czy umowę o dzieło trzeba zgłaszać do ZUS?
- Tak. Od 2021 r. umowy o dzieło zgłasza się do ZUS na formularzu RUD w ciągu 7 dni od zawarcia. Składek zwykle nie ma (poza dziełem z własnym pracodawcą), ale obowiązek zgłoszenia i rozliczenia podatku pozostaje. Obsługa: 20 zł za umowę miesięcznie.
- Czy właściciel JDG liczy się jako pracownik?
- Nie. Składki ZUS właściciela (w tym ulga na start, preferencyjny ZUS, Mały ZUS Plus) są rozliczane w ramach pakietu podstawowego. Dopłaty kadrowe dotyczą wyłącznie osób zatrudnianych: na umowę o pracę, zlecenie lub dzieło.
- Ile kosztuje obsługa zasiłku macierzyńskiego lub chorobowego?
- To częsta pozycja poza cennikiem podstawowym. Przy zasiłku macierzyńskim rynkowe dopłaty sięgają nawet 300 zł za obsługę wniosku i korespondencji z ZUS. Zapytaj biuro o tę pozycję z wyprzedzeniem, zanim sytuacja wystąpi.
- Jakich terminów pilnuje biuro przy pracownikach?
- Składki ZUS: do 15. dnia miesiąca (płatnicy z osobowością prawną, np. sp. z o.o.) lub do 20. dnia (pozostali, w tym JDG). Zaliczki PIT za pracowników: do 20. dnia następnego miesiąca. PIT-11: do końca stycznia do urzędu, do końca lutego do pracownika.
Sprawdź swoją cenę w 2 minuty
Abonament plus dopłaty kadrowe policzysz w kalkulatorze: podajesz formę działalności, liczbę dokumentów i zespół, dostajesz konkretną kwotę. Bez podawania danych firmy, bez rejestracji.
Otwórz kalkulator kosztów księgowości
Konkretna cena z pracownikami, nie widełki. Z dostępem do wFirma w cenie.
Sprawdź teraz →
Ceny obowiązują od 27 kwietnia 2026 (cennik wzorcowy v1.0). Widełki rynkowe: scrap infakt.pl/ksiegowi, kwiecień 2026, przegląd kwartalny. Ostatnia aktualizacja artykułu: 28 sierpnia 2026.
kalkulatorksiegowosci.pl · kontakt: kalkulator@kalkulatorksiegowosci.pl · operator: salonspot sp. z o.o., ul. 11 listopada 14a, 98-200 sieradz. Po założeniu konta wFirma — komunikacja w panelu klienta. Partner wdrożeniowy wFirma: profil w katalogu wFirma. Polityka cenowa i regulaminy: kalkulatorksiegowosci.pl/regulaminy.