Ile kosztuje księgowość sp. z o.o. w 2026? Pełny cennik z dodatkami

Większość biur rachunkowych ma cenniki dla sp. z o.o. ukryte — żeby wycenić, trzeba dzwonić, podawać NIP, czekać na ofertę. Wynika to z prostej rzeczy: spółki z o.o. są droższe w obsłudze niż JDG i każda ma inną specyfikę. Ale w praktyce 80% spółek mieści się w 3–4 standardowych przedziałach cenowych — i te przedziały da się pokazać tabelarycznie.

Poniżej konkretne kwoty: od 349 zł/mies. (mała spółka bez VAT, do 10 dokumentów miesięcznie) do 2 999 zł/mies. (spółka VAT, do 280 dokumentów miesięcznie). Plus dodatki — pracownicy, branże specjalne, magazyn, wyciągi. Wszystko netto.

Po drodze zaznaczamy, gdzie nasza oferta jest tańsza od rynku, a gdzie konkurencja może mieć lepszą cenę — bo nie ma sensu udawać, że we wszystkich przedziałach jesteśmy najtańsi. Dla większych spółek (powyżej 80 dokumentów miesięcznie) rynek bywa konkurencyjny.

Kogo dotyczy pełna księgowość

Każda spółka z o.o. — niezależnie od obrotu — ma obowiązek prowadzenia ksiąg handlowych (potocznie: „pełna księgowość"). To nie jest wybór, jak przy JDG, gdzie można decydować między KPiR a ryczałtem. Spółka z o.o. = księgi handlowe, koniec.

Konsekwencje praktyczne:

• Konieczność prowadzenia kont księgowych (zespoły 0–9, plan kont)
• Obowiązek sporządzania bilansu i rachunku zysków i strat
• Sprawozdanie finansowe roczne (do złożenia w KRS do 15 lipca)
• Wyższa cena obsługi — bo więcej pracy księgowej

Dlatego ceny dla sp. z o.o. zaczynają się od 349 zł, a JDG od 139 zł. Różnica ~200 zł/mies. to nie marża biura — to faktyczny dodatkowy koszt prowadzenia ksiąg handlowych.

Co konkretnie wpływa na cenę księgowości sp. z o.o.

Cztery czynniki, w kolejności wpływu na ostateczną cenę:

1. Status VAT (czynny / zwolniony)

Spółka będąca czynnym podatnikiem VAT wymaga prowadzenia rejestrów VAT, generowania JPK_V7 co miesiąc, składania deklaracji VAT-7. To dopłata 50 zł/mies. w naszym cenniku w stosunku do spółki zwolnionej z VAT (przy tym samym pakiecie dokumentów).

2. Liczba dokumentów księgowych miesięcznie

To główny driver ceny. Dokument = jedna pozycja księgowa: faktura sprzedaży, faktura zakupu, lista płac, wyciąg bankowy (jako pozycja), dowód księgowy. Polski średniej spółki to 30–80 dokumentów miesięcznie.

3. Liczba i typ pracowników

Każdy pracownik to dopłata, zależna od formy zatrudnienia:

• Umowa o pracę — naliczanie wynagrodzenia + ZUS: 50 zł/os/mc
• Pełna obsługa kadrowo-płacowa (umowy, urlopy, ewidencja czasu pracy): 80 zł/os/mc
• Umowa zlecenie — 50 zł/os/mc
• Zgłoszenie pracownika do ZUS — 50 zł jednorazowo
• Wyrejestrowanie z ZUS — 30 zł jednorazowo

4. Branża z dopłatą

Niektóre branże wymagają specjalistycznej obsługi:

• Transport drogowy: +100 zł/mies. (dodatkowe ewidencje, rozliczenia VAT przewozowe, opłaty drogowe)
• Budowlana / Remontowa: +100 zł/mies. (rozliczenia mechanizmu odwrotnego obciążenia, zaświadczenia kontrahentów)

Pozostałe branże (IT, marketing, handel, gastronomia, doradztwo) mieszczą się w cenie podstawowej — choć dla niektórych (IT, marketing) cena może być wyższa, jeśli spółka ma intensywne transakcje zagraniczne (różnice kursowe, faktury walutowe).

Pełny cennik księgowości sp. z o.o. — netto/mies.

Tabela poniżej zawiera ceny startowe dla każdego pakietu. Konkretną kwotę dla Twojej spółki (z dodatkami) wyliczy kalkulator w 2 minuty.

Liczba dokumentów	Bez VAT	Z VAT
do 10 dokumentów	349 zł	399 zł
do 20 dokumentów	399 zł	449 zł
do 30 dokumentów	449 zł	499 zł
do 50 dokumentów	549 zł	599 zł
do 80 dokumentów	899 zł	999 zł
do 100 dokumentów	1 299 zł	1 399 zł
do 150 dokumentów	1 699 zł	1 799 zł
do 200 dokumentów	2 099 zł	2 199 zł
do 250 dokumentów	2 499 zł	2 599 zł
do 280 dokumentów	2 899 zł	2 999 zł

Ceny obowiązują od 27 kwietnia 2026 (cennik wzorcowy v1.0). Aktualizacja po analizie cen rynkowych z portalu infakt.pl/ksiegowi.

Dodatki — ile dopłacisz za pracowników i specjalności

Dodatek	Cena	Co zawiera
Płace (umowa o pracę)	50 zł/os/mc	Naliczenie wynagrodzenia + ZUS DRA, RCA
Pełna kadry + płace	80 zł/os/mc	Wszystko z wyżej + teczka, umowy, urlopy, ewidencja czasu pracy
Umowa zlecenie	50 zł/os/mc	Naliczenie wynagrodzenia + ZUS RUD
Umowa o dzieło	20 zł/szt/mc	Zgłoszenie ZUS RUD + rozliczenie
Zgłoszenie do ZUS (jednorazowo)	50 zł	Zgłoszenie nowego pracownika
Wyrejestrowanie z ZUS	30 zł	Zakończenie zatrudnienia
Branża transport drogowy	+100 zł/mc	Ewidencje przewozowe, rozliczenia VAT
Branża budowlana	+100 zł/mc	Mechanizm odwrotny, zaświadczenia kontrahentów
Magazyn (książkowanie WZ/PZ)	50 zł/mc	Tylko dla spółek z gospodarką magazynową

Wyciągi bankowe — limity i nadwyżki

W cenie pakietu wliczamy 50 transakcji w PLN i 30 transakcji walutowych za konto bankowe. Powyżej:

• PLN: 120 zł za kolejne 50 transakcji
• Waluty: 150 zł za kolejne 30 transakcji

To istotne dla spółek e-commerce z dużą liczbą wpłat klientów (np. 200–500 transakcji miesięcznie) — warto policzyć tę pozycję osobno przed wyborem pakietu.

Jak nasze ceny wypadają na tle rynku

Pod koniec kwietnia 2026 r. zrobiliśmy własny scrap cenników z portalu infakt.pl/ksiegowi/wyszukaj — to baza biur rachunkowych online z konkretnymi cennikami. Trzy najtańsze biura w każdej kategorii. Wynik dla sp. z o.o.:

Pakiet	Min. cena rynkowa (infakt)	Nasza cena	Różnica
Sp. z o.o., do 50 dok., VAT	849 zł	599 zł	+ 250 zł oszczędności
Sp. z o.o., do 50 dok., bez VAT	770 zł	549 zł	+ 221 zł oszczędności
Sp. z o.o., powyżej 80 dok.	849 zł	od 999 zł	infakt taniej

Wnioski uczciwe:

• Małe i średnie spółki (do 50 dok./mies.): wygrywamy z rynkiem o 200–250 zł/mies. Powód — nasz model dyskontowy (mała struktura biura, niski narzut, automatyzacja).
• Spółki z liczbą dokumentów 80–280: infakt może być tańszy, bo stosuje model „flat rate" (jedna cena dla wszystkich dużych spółek). My przy większych spółkach mamy proporcjonalnie wyższy narzut, bo każda taka spółka wymaga indywidualnej obsługi (zarządzanie środkami trwałymi, transakcje walutowe, dłuższe rozmowy zarządcze).

Jeśli Twoja spółka generuje powyżej 80 dokumentów miesięcznie i szukasz wyłącznie najniższej ceny — szczerze: porównaj nas z infakt.pl. Jeśli ważniejsza jest dla Ciebie jakość obsługi, dostęp do wFirma w cenie i bezpośredni kontakt z księgową — zostajemy konkurencyjni.

Realne case studies — ile faktycznie zapłacisz

Trzy typowe sytuacje przepisane z rozmów onboardingowych. Kwoty zaokrąglone do złotówki, wszystkie weryfikowalne wg cennika.

Case 1: Mała spółka konsultingowa (Doradztwo IT)

Spółka z o.o. założona przez dwóch wspólników, branża doradztwo IT. Czynny VAT-owiec, 25 faktur sprzedaży + 15 faktur zakupu = 40 dokumentów miesięcznie. Bez pracowników (właściciele wynagrodzenie z dywidendy). Wyciągi: 60 transakcji PLN miesięcznie + 5 walutowych.

Kalkulacja u nas:

• Pakiet sp. z o.o., VAT, do 50 dok.: 599 zł
• Wyciągi PLN: nadwyżka 10 transakcji ponad 50 = mieści się w pakiecie podstawowym (<50 + 60 → druga porcja = 120 zł, ale pierwsze 50 gratis)
• Faktyczna wartość wyciągów: 60 transakcji = 1 nadwyżka, 120 zł
• Razem: 599 + 120 = 719 zł/mies.

U konkurencji rynkowej (infakt min): 849 zł podstawa + wyciągi nieprzewidziane w cenniku flat. Realna oszczędność: ~130 zł/mies., 1 560 zł/rok.

Case 2: Spółka handlowa online (e-commerce, mała)

Spółka z o.o. zajmująca się sprzedażą detaliczną przez sklep internetowy. VAT-owiec, około 65 dokumentów miesięcznie (głównie faktury sprzedaży). 1 pracownik biurowy na umowie o pracę. Bez magazynu (towar dropshipping). Bez wyciągów walutowych.

Kalkulacja:

• Pakiet sp. z o.o., VAT, do 80 dok.: 999 zł
• Pracownik (umowa o pracę): 50 zł
• Razem: 1 049 zł/mies.

U konkurencji rynkowej infakt min: 849 zł + jakieś dodatki za pracownika ~80 zł = 929 zł. U nas drożej o 120 zł/mies. — ale klient dostaje pełny dostęp do wFirma w cenie (oszczędność 99–148 zł/mies.). Wyrównujemy cenę.

Case 3: Spółka transportowa (mała flota)

Spółka z o.o. transport drogowy. VAT-owiec, 35 faktur sprzedaży + 50 faktur zakupu paliwa/serwisu = 85 dokumentów. 3 kierowców na umowach o pracę. 5 transakcji walutowych miesięcznie (zlecenia zagraniczne).

Kalkulacja:

• Pakiet sp. z o.o., VAT, do 100 dok.: 1 399 zł
• Branża transport: +100 zł
• Pracownicy 3 × 50 zł: 150 zł
• Razem: 1 649 zł/mies.

U konkurencji infakt: 849 zł + 100 zł transport + 240 zł pracownicy (3×80 zł) = 1 189 zł. U nas drożej o 460 zł/mies. — w tym przypadku konkurencja jest faktycznie lepsza cenowo. Klientowi w tej sytuacji szczerze warto rozważyć alternatywy z modelem flat rate (np. infakt) — jeśli cena to główny czynnik, a klient nie korzysta intensywnie z dostępu do wFirma.

Co dostajesz w cenie u nas — co warto zapamiętać

W cenie pakietu, oprócz samej księgowości, klient u nas dostaje:

• KSeF w pakiecie — bez limitów wystawianych faktur, bez dopłat, z darmową instalacją. Krajowy System e-Faktur od lutego 2026 jest obowiązkowy dla VAT-owców. Niektóre biura biorą za to dodatkowo 200–500 zł wdrożeniowo lub 50–100 zł/mies. abonamentu — u nas to zero kosztów ekstra. Pełnomocnictwa, certyfikaty, autoryzację i podpięcie do wFirma wykonujemy my.
• Pełny dostęp do aplikacji wFirma — fakturowanie z KSeF, CRM, OCR, AI rozpoznawania dokumentów. Wartość rynkowa: 99–148 zł/mies. (samodzielnie). Szczegóły: wFirma w cenie księgowości.
• e-Deklaracje — wszystkie deklaracje (VAT, PIT, CIT, ZUS) wysyłane elektronicznie, bez Twojego udziału.
• Sprawozdanie finansowe roczne w cenie pakietu (większość biur dolicza je osobno za 800–1 500 zł).
• Pomoc techniczną wFirma — 7 dni w tygodniu, polski support.
• Pełnomocnictwa do US i ZUS przygotowywane przez nas (klient tylko podpisuje).

Jak długo trwa onboarding spółki

Standardowo 2–4 tygodnie:

1. Tydzień 1: Formularz Zgłoszeniowy online (NIP, KRS, REGON, branża, dane wspólników). Generujemy projekt umowy.
2. Tydzień 2: Podpisanie umowy (Profil Zaufany lub ręcznie). Pełnomocnictwa UPL-1 i ZAW-NR.
3. Tydzień 3–4: Migracja danych ze starego biura, bilans otwarcia, konfiguracja kont w wFirma.

Pełny przewodnik zmiany biura: Zmiana biura rachunkowego krok po kroku.

Najczęstsze pytania

Czy cena z tabeli to cena ostateczna?

Cena z tabeli to cena pakietu podstawowego — bez pracowników, branż specjalnych, magazynu. Konkretną kwotę dla Twojej spółki z uwzględnieniem dodatków podaje kalkulator (2 minuty, bez podawania danych firmy).

Co jeśli przekroczę limit dokumentów w pakiecie?

Pakiety mają limit „do X dokumentów". Jeśli w danym miesiącu masz więcej, automatycznie przechodzisz na wyższy pakiet. Zwykle informujemy klienta z wyprzedzeniem, jeśli widzimy stały trend wzrostu (żeby nie zaskoczyć fakturą za miesiąc).

Czy mogę zmienić pakiet w trakcie roku?

Tak. Zmiana pakietu (w górę lub w dół) jest możliwa od pierwszego dnia kolejnego miesiąca kalendarzowego, bez opłat dodatkowych.

Czy obsługujecie spółki w trakcie likwidacji?

Tak, ale obsługa likwidacji to odrębna usługa wyceniana indywidualnie (od 1 500 zł netto za pełny proces likwidacyjny). Sprawozdanie likwidacyjne, postępowanie KRS, wykreślenie z urzędu skarbowego — wszystko obsługujemy.

Co z transakcjami walutowymi?

Walutowe transakcje sprzedaży/zakupu nie są dodatkowo płatne — wliczamy je w pakiet dokumentów. Walutowe wyciągi bankowe mają limit 30 transakcji/konto/mies. w cenie, nadwyżka 150 zł za każde 30. Praktycznie: spółka z 1 walutowym kontem i 5–10 transakcjami nie dopłaca nic.

Czy reprezentujecie nas przed urzędami?

Tak, dla klientów stałych przygotowujemy pełnomocnictwa UPL-1 (urząd skarbowy) i ZAW-NR (ZUS). Reprezentacja w rozmowach z urzędnikami w sprawach kontroli, wezwań, korespondencji — wszystko w cenie pakietu. Reprezentacja stricte sądowa (np. odwołanie od decyzji) wyceniana osobno: 200–400 zł/godz.

Czy mogę dostać dostęp do panelu klienta?

Tak — masz dostęp do wFirma (na swój NIP, w cenie obsługi). Tam widzisz wszystkie faktury, deklaracje, status rozliczeń, ewidencje. To Twoje konto — nie potrzebujesz logować się do żadnego portalu „biurowego".

Co z konsultacjami podatkowymi?

Krótka konsultacja (do 15 minut, np. „czy mogę odliczyć ten wydatek") jest w cenie pakietu — wystarczy mail lub krótki telefon. Dłuższe konsultacje (analiza optymalizacji, planowanie reorganizacji) wyceniane osobno: 250–400 zł/godz.

Sprawdź swoją cenę w 2 minuty

Najszybszy sposób, żeby otrzymać konkretną kwotę dla Twojej spółki: wpisz parametry do kalkulatora. Bez podawania danych firmy, bez rejestracji. Cena uwzględni dodatki za pracowników, branżę, status VAT.

---

kalkulatorksiegowosci.pl  ·  kontakt: kalkulator@kalkulatorksiegowosci.pl  ·  operator: volure sp. z o.o., ul. 11 listopada 14a, 98-200 sieradz. Po założeniu konta wFirma — komunikacja w panelu klienta. Partner wdrożeniowy wFirma: profil w katalogu wFirma. Polityka cenowa i regulaminy: kalkulatorksiegowosci.pl/regulaminy.