Ile kosztuje księgowość JDG w 2026? KPiR, ryczałt — pełny cennik

JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) ma najprostszą i najtańszą obsługę księgową w Polsce. Powód: forma podatkowa daje wybór między KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów) a ryczałtem ewidencjonowanym, a obie są kilka razy mniej pracochłonne niż pełna księgowość spółki z o.o.

Konkretne ceny w naszym cenniku: KPiR od 189 zł/mies. (do 10 dokumentów, bez VAT) i ryczałt od 139 zł/mies. (do 50 dokumentów, bez VAT). Ryczałt na małej skali jest praktycznie najtańszą formą obsługi księgowej dostępną na rynku.

Poniżej pełne tabele dla obu form, z VAT i bez. Plus dodatki za pracowników i porównanie z najtańszymi biurami z infakt.pl/ksiegowi (scrap z 30 kwietnia 2026). Wszystkie kwoty netto.

KPiR vs ryczałt — który wybrać

Forma opodatkowania to nie jest wybór księgowy — to wybór ekonomiczny. Wpływa na to, ile zapłacisz podatku, składek zdrowotnych, ZUS. My pomagamy doradczo, ale ostateczna decyzja należy do przedsiębiorcy.

Skrótowo, kiedy co opłaca się bardziej:

• Ryczałt — gdy masz niskie koszty (np. usługi IT, marketing, copywriting, doradztwo). Płacisz % od przychodu (od 2% do 17% w zależności od branży), ale nie odejmujesz kosztów. Niższe składki zdrowotne (zryczałtowane, niezależne od dochodu).
• KPiR (skala lub liniowy) — gdy masz wysokie koszty (np. handel, transport z paliwem, gastronomia, produkcja). Płacisz podatek od dochodu (przychód minus koszty). Skala 12% / 32% lub liniowy 19%.

Reguła kciuka: jeśli koszty stanowią poniżej 20% przychodu — ryczałt zwykle wygrywa. Powyżej 30% — KPiR. W przedziale 20–30% trzeba policzyć indywidualnie z uwzględnieniem konkretnej stawki ryczałtu dla branży.

Co wpływa na cenę księgowości JDG

Cztery czynniki, w kolejności wpływu na ostateczną cenę:

1. Forma opodatkowania (KPiR vs ryczałt)

Ryczałt jest tańszy w obsłudze, bo nie wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji kosztów ani księgi środków trwałych. Wystarczy ewidencja przychodów. Stąd różnica w cenie ~50–100 zł/mies. między ryczałtem a KPiR przy tej samej liczbie dokumentów.

2. Status VAT (czynny / zwolniony)

JDG czynny VAT-owiec wymaga prowadzenia rejestrów VAT, JPK_V7 co miesiąc, deklaracji VAT-7. Dopłata ~50 zł/mies. w stosunku do JDG zwolnionej z VAT.

Pamiętaj: limit zwolnienia z VAT to 200 000 zł rocznego obrotu. Po przekroczeniu — obowiązkowa rejestracja jako czynny VAT-owiec.

3. Liczba dokumentów księgowych miesięcznie

Dokument = jedna pozycja księgowa: faktura sprzedaży, faktura zakupu, dowód KP/KW, paragon fiskalny (zbiorczo). Typowy freelancer IT ma 5–15 dokumentów. JDG handlowa: 30–80. Mała usługowa: 10–30.

4. Pracownicy

Każdy pracownik to dopłata. JDG ma niższe stawki niż spółka, bo obsługa jest prostsza:

• Naliczanie wynagrodzenia + ZUS: 20 zł/os/mc
• Pełna obsługa kadrowo-płacowa: 40 zł/os/mc
• Umowa zlecenie: 15 zł/os/mc
• Zgłoszenie pracownika do ZUS: 50 zł jednorazowo

Branża (transport, budowlana, IT, handel) nie wpływa na cenę księgowości JDG — dla wszystkich pakiet jest taki sam. Inaczej niż w spółkach z o.o., gdzie transport i budowlanka mają dopłatę 100 zł/mies.

Pełny cennik — KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów)

Ceny startowe pakietu, netto/mies. Konkretną kwotę dla Twojej działalności (z dodatkami za pracowników) wyliczy kalkulator w 2 minuty.

Liczba dokumentów	Bez VAT	Z VAT
do 5 dokumentów	189 zł	239 zł
do 10 dokumentów	189 zł	239 zł
do 20 dokumentów	249 zł	299 zł
do 30 dokumentów	319 zł	359 zł
do 50 dokumentów	349 zł	400 zł
do 100 dokumentów	419 zł	480 zł
do 150 dokumentów	1 029 zł	1 079 zł
do 200 dokumentów	1 329 zł	1 379 zł
do 250 dokumentów	1 629 zł	1 679 zł

Pełny cennik — ryczałt ewidencjonowany

Liczba dokumentów	Bez VAT	Z VAT
do 5 dokumentów	139 zł	189 zł
do 10 dokumentów	139 zł	189 zł
do 20 dokumentów	139 zł	189 zł
do 30 dokumentów	139 zł	189 zł
do 50 dokumentów	139 zł	189 zł
do 100 dokumentów	199 zł	249 zł
do 150 dokumentów	249 zł	299 zł
do 200 dokumentów	299 zł	349 zł
do 250 dokumentów	349 zł	399 zł

Ceny obowiązują od 27 kwietnia 2026 (cennik wzorcowy v1.0). Aktualizacja po analizie cen rynkowych z portalu infakt.pl/ksiegowi.

Dodatki — pracownicy

Dodatek	Cena	Co zawiera
Płace (umowa o pracę)	20 zł/os/mc	Naliczenie wynagrodzenia + ZUS DRA, RCA
Pełna kadry + płace	40 zł/os/mc	Wszystko z wyżej + teczka, umowy, urlopy, ewidencja czasu pracy
Umowa zlecenie	15 zł/os/mc	Naliczenie wynagrodzenia + ZUS RUD
Umowa o dzieło	20 zł/szt/mc	Zgłoszenie ZUS RUD + rozliczenie
Zgłoszenie do ZUS (jednorazowo)	50 zł	Zgłoszenie nowego pracownika
Wyrejestrowanie z ZUS	30 zł	Zakończenie zatrudnienia

JDG zwykle nie zatrudnia więcej niż 1–3 osób. Większość naszych klientów-jednoosobowców pracuje samodzielnie albo zleca prace na umowach o dzieło.

Jak nasze ceny wypadają na tle rynku

30 kwietnia 2026 r. zrobiliśmy własny scrap cenników z portalu infakt.pl/ksiegowi/wyszukaj — to baza biur rachunkowych online z konkretnymi cennikami. Wzięliśmy 3 najtańsze biura w każdej kategorii i porównaliśmy z naszymi cenami.

Ryczałt — wygrywamy wszędzie

Pakiet	Min. cena rynkowa (infakt)	Nasza cena	Różnica
Ryczałt, do 30 dok., bez VAT	200 zł	139 zł	+ 61 zł oszczędności
Ryczałt, do 50 dok., bez VAT	200 zł	139 zł	+ 61 zł oszczędności
Ryczałt, do 30 dok., z VAT	339 zł	189 zł	+ 150 zł oszczędności
Ryczałt, do 50 dok., z VAT	369 zł	189 zł	+ 180 zł oszczędności
Ryczałt, do 100 dok., z VAT	419 zł	249 zł	+ 170 zł oszczędności

Roczne oszczędności na ryczałcie: 720–2 160 zł. Powód, dla którego konkurencja nie zejdzie niżej — ich model biznesowy zakłada cenę startową ~200 zł/mc niezależnie od liczby dokumentów. My zoptymalizowaliśmy obsługę ryczałtu pod automatyzację (KSeF, OCR wFirma) i możemy sobie pozwolić na 139 zł.

KPiR — wygrywamy do 30 dokumentów, powyżej remis

Pakiet	Min. cena rynkowa (infakt)	Nasza cena	Różnica
KPiR, do 10 dok., z VAT	280 zł	239 zł	+ 41 zł oszczędności
KPiR, do 20 dok., z VAT	340 zł	299 zł	+ 41 zł oszczędności
KPiR, do 30 dok., z VAT	360 zł	359 zł	~remis (1 zł)
KPiR, do 50 dok., z VAT	399 zł	400 zł	infakt taniej (1 zł)
KPiR, do 100 dok., z VAT	469 zł	480 zł	infakt taniej (11 zł)

Wnioski uczciwe:

• JDG na ryczałcie — zawsze taniej u nas, oszczędność 61–180 zł/mies. To dla nas najmocniejsza pozycja na rynku.
• JDG na KPiR do 30 dokumentów — wygrywamy o 41 zł/mies.
• JDG na KPiR powyżej 50 dokumentów — najtańsze biura z infakt mogą być o 1–20 zł tańsze. W tym przedziale różnica jest niewielka, ale uczciwie: jeśli liczy się tylko cena, sprawdź też alternatywy.

Dla każdego segmentu klient u nas dostaje dodatkowo pełny dostęp do wFirma w cenie (wartość 49–148 zł/mies. przy zakupie samodzielnym), KSeF bez dopłat, e-Deklaracje. Te benefity zwykle wyrównują cenę nawet tam, gdzie konkurencja jest minimalnie tańsza w samej obsłudze.

Realne case studies — ile faktycznie zapłacisz

Trzy typowe sytuacje przepisane z rozmów onboardingowych. Kwoty zaokrąglone, weryfikowalne wg cennika.

Case 1: Freelancer IT (programista, ryczałt 12%)

JDG, jeden klient zagraniczny, 1–2 faktury miesięcznie. Ryczałt 12% (programowanie). Czynny VAT-owiec (przekroczył 200 tys. obrotu). Bez pracowników.

Kalkulacja:

• Pakiet ryczałt, VAT, do 5 dok.: 189 zł
• Razem: 189 zł/mies.

U konkurencji infakt min: 260 zł. Realna oszczędność: 71 zł/mies., 852 zł/rok.

Case 2: Mała JDG handlowa (sklep stacjonarny, KPiR z VAT)

JDG handel detaliczny, sklep stacjonarny. KPiR (wysokie koszty zakupu towaru). VAT-owiec, 35 faktur sprzedaży + 25 faktur zakupu = 60 dokumentów miesięcznie. Bez pracowników (samodzielnie).

Kalkulacja:

• Pakiet KPiR, VAT, do 100 dok.: 480 zł
• Razem: 480 zł/mies.

U konkurencji infakt min: 469 zł. Infakt taniej o 11 zł/mies. — w tym przedziale konkurencja ma podobną cenę. Wyrównujemy dostępem do wFirma w cenie (49–148 zł/mies. wartości — netto klient zyskuje).

Case 3: JDG marketing (copywriter, ryczałt 15%, bez VAT)

JDG copywriting/marketing. Ryczałt 15% (działalność usługowa intelektualna). Obrót poniżej 200 tys. zł, więc bez VAT. 12 faktur miesięcznie, bez pracowników.

Kalkulacja:

• Pakiet ryczałt, bez VAT, do 20 dok.: 139 zł
• Razem: 139 zł/mies.

U konkurencji infakt min: 200 zł. Realna oszczędność: 61 zł/mies., 732 zł/rok. Plus dostęp do wFirma w cenie. To nasz wzorcowy klient — niskie koszty obsługi, regularne faktury, prosty schemat księgowy.

Co dostajesz w cenie u nas

W cenie pakietu, oprócz samej księgowości, klient u nas dostaje:

• KSeF w pakiecie — bez limitów wystawianych faktur, bez dopłat, z darmową instalacją. Krajowy System e-Faktur od lutego 2026 jest obowiązkowy dla VAT-owców. Niektóre biura biorą za to dodatkowo 200–500 zł wdrożeniowo lub 50–100 zł/mies. abonamentu — u nas zero kosztów ekstra. Pełnomocnictwa, certyfikaty, autoryzację i podpięcie do wFirma robimy my.
• Pełny dostęp do aplikacji wFirma — fakturowanie z KSeF, OCR, AI rozpoznawania dokumentów, deklaracje, ewidencje. Wartość rynkowa: 49–148 zł/mies. (przy samodzielnym zakupie). Szczegóły: wFirma w cenie księgowości.
• e-Deklaracje — wszystkie deklaracje (PIT-28, PIT-36, PIT-36L, VAT-7, JPK_V7, ZUS) wysyłane elektronicznie, bez Twojego udziału.
• Roczne rozliczenie podatku w cenie pakietu (PIT-28 dla ryczałtu, PIT-36/36L dla KPiR).
• Pomoc techniczna wFirma — 7 dni w tygodniu, polski support.
• Pełnomocnictwa do US i ZUS przygotowywane przez nas (klient tylko podpisuje).

Onboarding JDG — jak długo trwa

Standardowo 3–7 dni roboczych:

1. Dzień 1: Formularz Zgłoszeniowy online (NIP, REGON, branża, forma opodatkowania).
2. Dzień 2–3: Podpisanie umowy (Profil Zaufany lub ręcznie). Pełnomocnictwa UPL-1 i ZAW-NR.
3. Dzień 4–7: Uruchomienie konta wFirma, migracja z poprzedniego biura (jeśli zmieniasz biuro), bilans otwarcia.

JDG jest znacznie szybsza w onboardingu niż spółka z o.o. (gdzie potrzeba 2–4 tygodni przez pełną księgowość i bilans otwarcia). Większość naszych klientów-JDG zaczyna pracę z nami od 1. dnia kolejnego miesiąca po podpisaniu umowy.

Pełny przewodnik dla zmieniających biuro: Zmiana biura rachunkowego krok po kroku.

Najczęstsze pytania

Czy cena z tabeli to cena ostateczna?

Cena z tabeli to cena pakietu podstawowego — bez pracowników. Konkretną kwotę dla Twojej JDG (z dodatkami) podaje kalkulator (2 minuty, bez podawania danych firmy).

Czy mogę przejść z KPiR na ryczałt w trakcie roku?

Nie. Zmiana formy opodatkowania jest możliwa tylko od 1 stycznia kolejnego roku — oświadczenie składasz do 20 lutego. Wyjątek: pierwszy rok działalności, gdzie masz okno do 20. dnia kolejnego miesiąca po pierwszym przychodzie.

Co jeśli przekroczę limit dokumentów w pakiecie?

Pakiety mają limit „do X dokumentów". Jeśli w danym miesiącu masz więcej, automatycznie przechodzisz na wyższy pakiet. Informujemy klienta z wyprzedzeniem, jeśli widzimy stały trend wzrostu.

Co z karta podatkową?

Od 2022 r. karta podatkowa nie jest dostępna dla nowych firm — można ją kontynuować tylko jeśli była stosowana wcześniej. Dla klientów na karcie obsługujemy ją w cenie 139 zł/mies. (jak ryczałt bez VAT, do 50 dok.).

Czy obsługujecie tzw. działalność nierejestrowaną?

Tak. Jeśli prowadzisz działalność nierejestrowaną (przychód do połowy minimalnej krajowej miesięcznie), pomożemy Ci przy rocznym rozliczeniu PIT (zazwyczaj 200–300 zł jednorazowo). Stała obsługa miesięczna nie jest potrzebna — działalność nierejestrowana nie wymaga księgowości.

Czy mogę dostać dostęp do faktur online?

Tak — masz dostęp do wFirma na swój NIP w cenie obsługi. Tam wystawiasz faktury (KSeF), widzisz koszty, deklaracje, status rozliczeń. To Twoje konto.

Co z konsultacjami podatkowymi?

Krótka konsultacja (do 15 minut, np. „czy mogę odliczyć ten wydatek") jest w cenie pakietu — wystarczy mail lub krótki telefon. Dłuższe konsultacje wyceniane osobno: 200–300 zł/godz.

Czy reprezentujecie nas przed urzędami?

Tak, dla klientów stałych przygotowujemy pełnomocnictwa UPL-1 (urząd skarbowy) i ZAW-NR (ZUS). Reprezentacja w sprawach kontroli, wezwań, korespondencji — w cenie pakietu.

Sprawdź swoją cenę w 2 minuty

Najszybszy sposób, żeby otrzymać konkretną kwotę dla Twojej JDG: wpisz parametry do kalkulatora. Bez podawania danych firmy, bez rejestracji. Cena uwzględni dodatki za pracowników, status VAT, formę opodatkowania.

---

kalkulatorksiegowosci.pl  ·  kontakt: kalkulator@kalkulatorksiegowosci.pl  ·  operator: volure sp. z o.o., ul. 11 listopada 14a, 98-200 sieradz. Po założeniu konta wFirma — komunikacja w panelu klienta. Partner wdrożeniowy wFirma: profil w katalogu wFirma. Polityka cenowa i regulaminy: kalkulatorksiegowosci.pl/regulaminy.