Ile kosztuje księgowość JDG w 2026? KPiR, ryczałt — pełny cennik

JDG (jednoosobowa działalność gospodarcza) ma najprostszą i najtańszą obsługę księgową w Polsce. Powód: forma podatkowa daje wybór między KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów) a ryczałtem ewidencjonowanym, a obie są kilka razy mniej pracochłonne niż pełna księgowość spółki z o.o. Jeśli rozważasz zmianę formy prawnej, zobacz nasze zestawienie ile kosztuje księgowość spółki z o.o. w 2026 — różnica w cenie obsługi jest znaczna.

Ceny od najtańszych ofert: KPiR od 180 zł/mies. (do 10 dokumentów, bez VAT) i ryczałt od 149 zł/mies. (do 10 dokumentów, bez VAT). Środek rynku dla typowej JDG na KPiR z VAT (do 10 dokumentów) to ok. 400 zł. Ryczałt na małej skali to najtańsza forma obsługi księgowej.

Poniżej pełne tabele dla obu form, z VAT i bez, dodatki za pracowników oraz środek rynku i górne granice cen z katalogu księgowych inFakt (29 września 2026). Wszystkie kwoty netto. Skąd te liczby.

KPiR vs ryczałt — który wybrać

Forma opodatkowania to nie jest wybór księgowy — to wybór ekonomiczny. Wpływa na to, ile zapłacisz podatku, składek zdrowotnych, ZUS. Biuro może pomóc to policzyć, ale ostateczna decyzja należy do przedsiębiorcy.

Skrótowo, kiedy co opłaca się bardziej:

• Ryczałt — gdy masz niskie koszty (np. usługi IT, marketing, copywriting, doradztwo). Płacisz % od przychodu (od 2% do 17% w zależności od branży), ale nie odejmujesz kosztów. Niższe składki zdrowotne (zryczałtowane, niezależne od dochodu).
• KPiR (skala lub liniowy) — gdy masz wysokie koszty (np. handel, transport z paliwem, gastronomia, produkcja). Płacisz podatek od dochodu (przychód minus koszty). Skala 12% / 32% lub liniowy 19%.

Reguła kciuka: jeśli koszty stanowią poniżej 20% przychodu — ryczałt zwykle wygrywa. Powyżej 30% — KPiR. W przedziale 20–30% trzeba policzyć indywidualnie z uwzględnieniem konkretnej stawki ryczałtu dla branży.

Co wpływa na cenę księgowości JDG

Cztery czynniki, w kolejności wpływu na ostateczną cenę:

1. Forma opodatkowania (KPiR vs ryczałt)

Ryczałt jest tańszy w obsłudze, bo nie wymaga prowadzenia szczegółowej ewidencji kosztów ani księgi środków trwałych. Wystarczy ewidencja przychodów. Stąd niższa cena — w katalogu księgowych inFakt mediana dla ryczałtu z VAT jest ok. 30 zł/mies. niższa niż dla KPiR z VAT, a bez VAT różnica jest większa.

2. Status VAT (czynny / zwolniony)

JDG czynny VAT-owiec wymaga prowadzenia rejestrów VAT, JPK_V7 co miesiąc, deklaracji VAT-7. Dopłata: zwykle kilkadziesiąt zł/mies. w stosunku do JDG zwolnionej z VAT (środek rynku dla KPiR do 10 dokumentów: 339 zł bez VAT, 400 zł z VAT).

Pamiętaj: limit zwolnienia z VAT to 200 000 zł rocznego obrotu. Po przekroczeniu — obowiązkowa rejestracja jako czynny VAT-owiec.

3. Liczba dokumentów księgowych miesięcznie

Dokument = jedna pozycja księgowa: faktura sprzedaży, faktura zakupu, dowód KP/KW, paragon fiskalny (zbiorczo). Typowy freelancer IT ma 5–15 dokumentów. JDG handlowa: 30–80. Mała usługowa: 10–30.

4. Pracownicy

Każdy pracownik to dopłata. JDG ma niższe stawki niż spółka, bo obsługa jest prostsza:

• Naliczanie wynagrodzenia + ZUS: 20 zł/os/mc
• Pełna obsługa kadrowo-płacowa: 40 zł/os/mc
• Umowa zlecenie: 15 zł/os/mc
• Zgłoszenie pracownika do ZUS: 50 zł jednorazowo

W kalkulatorze branża (transport, budowlana, IT, handel) nie zmienia ceny JDG — więcej zależy od liczby dokumentów. Inaczej w spółkach z o.o., gdzie transport i budowlanka to dopłata ok. 100 zł/mies.

Pełny cennik — KPiR (Księga Przychodów i Rozchodów)

Ceny „od” (najtańsze udokumentowane oferty), netto/mies. Widełki dla Twojej działalności (z dodatkami za pracowników) pokaże kalkulator w 2 minuty.

Liczba dokumentów	Bez VAT	Z VAT
do 5 dokumentów	180 zł	211 zł
do 10 dokumentów	180 zł	211 zł
do 20 dokumentów	246 zł	277 zł
do 30 dokumentów	280 zł	330 zł
do 50 dokumentów	300 zł	350 zł
do 100 dokumentów	350 zł	400 zł
do 150 dokumentów	859 zł	899 zł
do 200 dokumentów	1 109 zł	1 149 zł
do 250 dokumentów	1 359 zł	1 399 zł

Pełny cennik — ryczałt ewidencjonowany

Liczba dokumentów	Bez VAT	Z VAT
do 5 dokumentów	149 zł	189 zł
do 10 dokumentów	149 zł	189 zł
do 20 dokumentów	189 zł	189 zł
do 30 dokumentów	189 zł	189 zł
do 50 dokumentów	189 zł	189 zł
do 100 dokumentów	200 zł	249 zł
do 150 dokumentów	249 zł	299 zł
do 200 dokumentów	299 zł	349 zł
do 250 dokumentów	349 zł	399 zł

Stan na 29 września 2026. Powyżej 100 dokumentów — szacunek (katalog nie podaje cen). Metoda: skąd te liczby.

Dodatki — pracownicy

Dodatek	Cena	Co zawiera
Płace (umowa o pracę)	20 zł/os/mc	Naliczenie wynagrodzenia + ZUS DRA, RCA
Pełna kadry + płace	40 zł/os/mc	Wszystko z wyżej + teczka, umowy, urlopy, ewidencja czasu pracy
Umowa zlecenie	15 zł/os/mc	Naliczenie wynagrodzenia + ZUS RUD
Umowa o dzieło	20 zł/szt/mc	Zgłoszenie ZUS RUD + rozliczenie
Zgłoszenie do ZUS (jednorazowo)	50 zł	Zgłoszenie nowego pracownika
Wyrejestrowanie z ZUS	30 zł	Zakończenie zatrudnienia

JDG zwykle nie zatrudnia więcej niż 1–3 osób. Wiele jednoosobowych firm pracuje samodzielnie albo zleca prace na umowach o dzieło.

Ile płaci się przeciętnie — środek rynku i górna granica

Ceny „od” to najtańsze oferty. Żeby było widać, ile płaci się typowo, poniżej mediana i górna granica cen w katalogu księgowych inFakt (usługa online, 29 września 2026).

Wariant JDG	Od (najtańsze oferty)	Środek rynku (mediana)	Górna granica (95% ofert)
Ryczałt bez VAT, do 10 dok.	149 zł	259 zł	354 zł
Ryczałt z VAT, do 10 dok.	189 zł	369 zł	469 zł
Ryczałt z VAT, do 50 dok.	189 zł	569 zł	769 zł
KPiR bez VAT, do 10 dok.	180 zł	339 zł	450 zł
KPiR z VAT, do 10 dok.	211 zł	400 zł	550 zł
KPiR z VAT, do 20 dok.	277 zł	450 zł	600 zł
KPiR z VAT, do 50 dok.	350 zł	600 zł	849 zł
KPiR z VAT, do 100 dok.	400 zł	849 zł	1 130 zł

Wniosek: za tę samą obsługę JDG ceny różnią się od dwóch do czterech razy. Typowa JDG na KPiR z VAT i 20 dokumentach zapłaci w najtańszym biurze 277 zł, w środku rynku 450 zł, a w co dwudziestym ponad 600 zł. Dlatego przed podpisaniem umowy warto porównać przynajmniej dwie, trzy oferty.

Skąd te liczby

Trzy przykłady — ile zapłacisz

Trzy typowe sytuacje JDG. Kwoty netto/mies. według tabel powyżej.

Case 1: Freelancer IT (programista, ryczałt 12%)

JDG, jeden klient zagraniczny, 1–2 faktury miesięcznie. Ryczałt 12% (programowanie). Czynny VAT-owiec (przekroczył 200 tys. obrotu). Bez pracowników.

Kalkulacja:

• Najtańsze oferty (ryczałt, VAT, do 5 dok.): od 189 zł
• Razem: od 189 zł/mies.

Środek rynku dla tego wariantu (mediana w katalogu inFakt): 350 zł/mies., górna granica: 450 zł.

Case 2: Mała JDG handlowa (sklep stacjonarny, KPiR z VAT)

JDG handel detaliczny, sklep stacjonarny. KPiR (wysokie koszty zakupu towaru). VAT-owiec, 35 faktur sprzedaży + 25 faktur zakupu = 60 dokumentów miesięcznie. Bez pracowników (samodzielnie).

Kalkulacja:

• Najtańsze oferty (KPiR, VAT, do 100 dok.): od 400 zł
• Razem: od 400 zł/mies.

Środek rynku dla tego wariantu: 849 zł/mies., górna granica: 1 130 zł. Przy 60 dokumentach zapytaj, czy biuro liczy pakiet „do 100”, czy dopłaty za dokumenty ponad niższy próg.

Case 3: JDG marketing (copywriter, ryczałt 15%, bez VAT)

JDG copywriting/marketing. Ryczałt 15% (działalność usługowa intelektualna). Obrót poniżej 200 tys. zł, więc bez VAT. 12 faktur miesięcznie, bez pracowników.

Kalkulacja:

• Najtańsze oferty (ryczałt, bez VAT, do 20 dok.): od 189 zł
• Razem: od 189 zł/mies.

Środek rynku dla tego wariantu: 259 zł/mies., górna granica: 354 zł. To jeden z najprostszych profili w obsłudze — regularne faktury, prosty schemat księgowy.

Co sprawdzić w ofercie, zanim podpiszesz umowę

Za podobną cenę biura dają różny zakres usług. Zapytaj o:

• KSeF — czy obsługa (pełnomocnictwa, konfiguracja, wystawianie faktur) jest w cenie. Część biur dolicza 200–500 zł wdrożeniowo albo 50–100 zł/mies.
• Program do faktur — czy dostajesz go w abonamencie (np. wFirma na Twój NIP), czy kupujesz osobno. Szczegóły: wFirma w cenie księgowości.
• Deklaracje i roczne rozliczenie — czy PIT-28 / PIT-36 / PIT-36L jest w cenie pakietu.
• Limit dokumentów — ile kosztuje każdy dokument ponad pakiet.
• Pełnomocnictwa do US i ZUS — czy biuro je przygotowuje i czy prowadzi za Ciebie korespondencję z urzędami.

Ile trwa przejście do biura

Przy JDG zwykle kilka dni roboczych:

1. Formularz i umowa — dane firmy (NIP, forma opodatkowania), podpisanie umowy (Profil Zaufany lub odręcznie), pełnomocnictwa UPL-1 i ZAW-NR.
2. Start — uruchomienie programu księgowego i przejęcie dokumentów od poprzedniego biura, jeśli je zmieniasz.

JDG przechodzi szybciej niż spółka z o.o., gdzie przez pełną księgowość i bilans otwarcia trwa to zwykle 2–4 tygodnie. Najczęściej współpracę zaczyna się od 1. dnia kolejnego miesiąca.

Pełny przewodnik dla zmieniających biuro: Zmiana biura rachunkowego krok po kroku.

Najczęstsze pytania

Czy cena z tabeli to cena ostateczna?

Nie. Kwoty w tabelach to ceny „od” — najtańsze udokumentowane oferty dla pakietu bez pracowników. Widełki dla Twojej JDG (z dodatkami) pokaże kalkulator w 2 minuty, bez podawania danych firmy.

Czy mogę przejść z KPiR na ryczałt w trakcie roku?

Nie. Zmiana formy opodatkowania jest możliwa tylko od 1 stycznia kolejnego roku — oświadczenie składasz do 20 lutego. Wyjątek: pierwszy rok działalności, gdzie masz okno do 20. dnia kolejnego miesiąca po pierwszym przychodzie.

Co jeśli przekroczę limit dokumentów w pakiecie?

Pakiety mają limit „do X dokumentów”. W miesiącu z nadwyżką biuro zwykle rozlicza wyższy pakiet albo dopłatę za dodatkowe dokumenty — zapytaj o to przed podpisaniem umowy, bo to częsta pułapka niskich cen „od”.

Co z karta podatkową?

Od 2022 r. karta podatkowa nie jest dostępna dla nowych firm — można ją kontynuować tylko jeśli była stosowana wcześniej. Obsługę karty podatkowej biura wyceniają indywidualnie — zapytaj o cenę przed podpisaniem umowy.

Czy działalność nierejestrowana potrzebuje biura rachunkowego?

Zwykle nie: działalność nierejestrowana (przychód poniżej ustawowego limitu miesięcznego) nie wymaga księgowości, więc stała obsługa miesięczna nie jest potrzebna. Część biur pomaga przy rocznym rozliczeniu PIT za jednorazową opłatą.

Czy mogę dostać dostęp do faktur online?

To zależy od biura. Część biur daje klientowi program do faktur i KSeF (np. wFirma) na jego NIP w cenie abonamentu, inne liczą za to osobno. Zapytaj przed podpisaniem umowy.

Co z konsultacjami podatkowymi?

W wielu biurach krótkie pytania (np. „czy mogę odliczyć ten wydatek”) są w cenie abonamentu, a dłuższe konsultacje wyceniane osobno. Zapytaj o zasady przed podpisaniem umowy.

Czy biuro reprezentuje przed urzędami?

Zwykle tak: biuro przygotowuje pełnomocnictwa UPL-1 (urząd skarbowy) i ZAW-NR (ZUS) i prowadzi korespondencję z urzędami. Obsługa kontroli bywa w cenie albo liczona osobno — sprawdź to w umowie.

Sprawdź swoją cenę w 2 minuty

Najszybszy sposób, żeby zobaczyć widełki dla Twojej JDG: wpisz parametry do kalkulatora. Bez podawania danych firmy, bez rejestracji. Wynik uwzględni dodatki za pracowników, status VAT i formę opodatkowania — a jeśli chcesz, dostaniesz do 5 ofert biur.

---

kalkulatorksiegowosci.pl  ·  kontakt: kalkulator@kalkulatorksiegowosci.pl  ·  operator: salonspot sp. z o.o., ul. 11 listopada 14a, 98-200 sieradz. Regulaminy: kalkulatorksiegowosci.pl/regulaminy.