Księgowość dla programisty na B2B — ile kosztuje w 2026 (ryczałt, KPiR, VAT, IP Box)

Księgowość programisty na B2B kosztuje w 2026 od 149 zł/mies. (ryczałt bez VAT) do około 400 zł (środek rynku dla KPiR z VAT). Typowy programista wystawia 1–5 faktur miesięcznie i ma kilka kosztów, czyli mieści się w najtańszym progu każdego cennika. Drożej robi się przy VAT-UE, fakturach walutowych i IP Box — i o to warto zapytać biuro przed podpisaniem umowy. Kwoty netto. Skąd te liczby.

Niżej: cennik dla czterech wariantów JDG, co dokładnie zmienia VAT i klient zagraniczny, ile kosztuje IP Box, kiedy spółka z o.o. ma sens i trzy przykłady z kwotami.

Cennik księgowości programisty (JDG) — netto/mies.

Większość programistów na B2B to jednoosobowa działalność z 1–5 fakturami sprzedaży i kilkoma fakturami kosztów (sprzęt, oprogramowanie, telefon, auto). To próg „do 5” albo „do 10 dokumentów”. Ceny „od” to najtańsze udokumentowane oferty, „środek rynku” to mediana w katalogu księgowych inFakt, „górna granica” — poziom, poniżej którego jest 95% ofert.

Przy 1–5 dokumentach mediany są trochę niższe (ryczałt z VAT 350 zł, KPiR z VAT 379 zł), ceny „od” są te same. Branża IT w naszym kalkulatorze nie ma stałej dopłaty, ale część biur wycenia obsługę IT wyżej niż handel czy usługi lokalne — głównie przez faktury zagraniczne i IP Box, o których niżej.

Ryczałt czy KPiR — co to zmienia w cenie obsługi

Ewidencja przychodów (ryczałt) nie wymaga księgowania kosztów, więc biuro ma mniej pracy i liczy mniej: od 149 zł zamiast od 180 zł. KPiR daje za to prawo do odliczania kosztów. Która forma jest korzystniejsza podatkowo, zależy od stawki ryczałtu dla Twojego PKWiU, poziomu kosztów i sytuacji rodzinnej (wspólne rozliczenie, ulgi) — to decyzja do podjęcia z biurem, nie z cennika. W kalkulatorze policzysz obie wersje w minutę.

VAT: czy programista na B2B musi go mieć

Nie musi, dopóki mieści się w limicie zwolnienia podmiotowego. W praktyce większość programistów rejestruje się do VAT, bo kontrahent chce odliczać podatek z faktury, a przy klientach z UE rejestracja VAT-UE jest potrzebna niezależnie od zwolnienia. Dla ceny obsługi oznacza to plus kilkadziesiąt złotych miesięcznie (JPK_V7 co miesiąc albo kwartał): ryczałt od 189 zł zamiast 149 zł, KPiR od 211 zł zamiast 180 zł.

Klient z zagranicy: faktury w EUR, USD i VAT-UE

Typowy przypadek: jeden klient z Niemiec, Holandii albo USA, faktura w euro lub dolarach raz w miesiącu. Dla biura to trzy rzeczy do zrobienia:

• Przeliczenie waluty po średnim kursie NBP z ostatniego dnia roboczego przed właściwą datą (inną dla podatku dochodowego, inną dla VAT) — przy 1–3 fakturach to drobiazg, ale biuro musi to robić poprawnie co miesiąc.
• VAT-UE i informacja podsumowująca przy usługach dla firm z Unii — usługę rozlicza zwykle nabywca u siebie, a Ty wykazujesz ją w deklaracji.
• Klient spoza UE (USA, Wielka Brytania, Szwajcaria) — inne zasady wykazania, ale bez polskiego VAT na fakturze.

Większość biur, które obsługują IT, ma to w standardzie i nie dolicza. Zapytaj jednak wprost: „czy faktury walutowe i VAT-UE są w cenie pakietu?”. W kilku cennikach spotkaliśmy je jako osobną pozycję.

IP Box: osobna usługa, osobna cena

Ulga IP Box (5% podatku od dochodu z kwalifikowanych praw własności intelektualnej) jest dostępna na skali podatkowej albo podatku liniowym — nie na ryczałcie. I to nie „ptaszek w deklaracji”. Wymaga odrębnej ewidencji przychodów i kosztów na każde prawo, podziału czasu pracy na część twórczą i pozostałą, a w praktyce często interpretacji indywidualnej. Dlatego biura wyceniają IP Box osobno — jako miesięczną dopłatę albo roczną opłatę za rozliczenie. Cennik naszego kalkulatora tej usługi nie zawiera.

Spółka z o.o. dla programisty — ile kosztuje księgowość

Pełna księgowość małej spółki to od 499 zł/mies. (bez VAT, do 10 dokumentów) lub od 549 zł (z VAT); przy 20 dokumentach od 549/599 zł. Do tego roczne sprawozdanie finansowe, u wielu biur liczone osobno (zwykle 800–1 500 zł). Różnica wobec JDG — ok. 300–350 zł miesięcznie — to koszt ksiąg handlowych, nie marża biura. Spółka ma sens przy wspólnikach, zespole albo ryzyku, którego nie chcesz nosić prywatnie; samą opłacalność podatkową policz z biurem. Pełny cennik: ile kosztuje księgowość sp. z o.o. w 2026.

Trzy przykłady — ile zapłacisz

1. Programista, jeden klient w Polsce, ryczałt, bez VAT

Jedna faktura sprzedaży miesięcznie, 3–4 koszty, obrót poniżej limitu zwolnienia. Najtańsze oferty: od 149 zł/mies., środek rynku 259 zł. Nic nie dolicza się za IT.

2. Programista, klient z Niemiec, ryczałt, VAT czynny + VAT-UE

Faktura w euro raz w miesiącu, kilka kosztów, JPK_V7 i informacja podsumowująca. Najtańsze oferty: od 189 zł/mies., środek rynku 369 zł. Pytanie do biura: faktury walutowe i VAT-UE w cenie?

3. Dwóch programistów w spółce z o.o., VAT, 15 dokumentów, IP Box

Pełna księgowość do 20 dokumentów z VAT: od 599 zł/mies., plus sprawozdanie roczne (często 800–1 500 zł) i osobno wyceniony IP Box. Przy spółce warto poprosić o cenę całoroczną, nie miesięczną.

O co zapytać biuro przed podpisaniem umowy

1. Stawka ryczałtu i opis usługi na fakturze — ustalone na piśmie na starcie.
2. Faktury walutowe i VAT-UE — w cenie czy osobno?
3. IP Box — czy biuro prowadzi ewidencję, za ile, czy ma doświadczenie z programistami.
4. Program do faktur i KSeF — w cenie czy kupujesz osobno? Część biur daje wFirmę w pakiecie: wFirma w cenie księgowości.
5. Kontakt — mail, czat, panel? Przy jednej fakturze miesięcznie nie potrzebujesz spotkań, ale potrzebujesz odpowiedzi w dzień, nie w tydzień.

Skąd te liczby

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje księgowość programisty na B2B w 2026?

Przy 1–5 fakturach miesięcznie: ryczałt bez VAT od 149 zł/mies., ryczałt z VAT od 189 zł, KPiR bez VAT od 180 zł, KPiR z VAT od 211 zł (ceny najtańszych udokumentowanych ofert). Środek rynku w katalogu księgowych inFakt to 259 zł (ryczałt bez VAT) do 379 zł (KPiR z VAT). Kwoty netto.

Ryczałt czy KPiR — co jest tańsze w obsłudze księgowej?

Ryczałt: ewidencja przychodów nie wymaga księgowania kosztów, więc obsługa jest o kilkadziesiąt złotych tańsza (od 149 zł vs od 180 zł przy tej samej liczbie dokumentów). Który wariant jest korzystniejszy podatkowo, zależy od kosztów, stawki ryczałtu dla Twojego PKWiU i sytuacji rodzinnej — to pytanie do biura, nie do cennika.

Czy programista na B2B musi być VAT-owcem?

Nie musi, dopóki mieści się w limicie zwolnienia podmiotowego, ale większość programistów rejestruje się do VAT, bo kontrahent chce odliczać podatek z faktury. VAT podnosi cenę obsługi o kilkadziesiąt złotych miesięcznie (JPK_V7 co miesiąc lub kwartał): ryczałt od 189 zł zamiast 149 zł, KPiR od 211 zł zamiast 180 zł.

Co zmienia klient z zagranicy (faktury w EUR lub USD)?

Faktury w walucie obcej przelicza się po kursie NBP, a usługi dla firm z UE wymagają zwykle rejestracji VAT-UE i informacji podsumowującej. Większość biur obsługujących IT ma to w standardzie — zapytaj wprost, czy faktury walutowe i VAT-UE są w cenie pakietu, czy liczone osobno.

Czy IP Box jest w cenie księgowości?

Zwykle nie. Ulga IP Box wymaga prowadzenia odrębnej ewidencji przychodów i kosztów na każde kwalifikowane prawo własności intelektualnej, a często także interpretacji indywidualnej. Biura wyceniają to jako osobną usługę. Jeśli planujesz IP Box, zapytaj o cenę przed podpisaniem umowy.

Kiedy programiście opłaca się spółka z o.o.?

Z punktu widzenia kosztu księgowości: pełna księgowość małej spółki to od 499 zł/mies. (bez VAT, do 10 dokumentów) lub od 549 zł (z VAT), czyli ok. 300–350 zł więcej niż JDG. Do tego roczne sprawozdanie finansowe, często liczone osobno (800–1 500 zł). Spółka ma sens przy wspólnikach, pracownikach albo ryzyku, którego nie chcesz nosić prywatnie — o samej opłacalności podatkowej zdecyduj z biurem.

kalkulatorksiegowosci.pl  ·  kontakt: kalkulator@kalkulatorksiegowosci.pl  ·  operator: salonspot sp. z o.o., ul. 11 listopada 14a, 98-200 sieradz. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Regulaminy: kalkulatorksiegowosci.pl/regulaminy.