Biuro rachunkowe dla firm transportowych — ile kosztuje księgowość w 2026

Księgowość firmy transportowej kosztuje w 2026 od 211 zł/mies. (JDG na KPiR z VAT, do 10 dokumentów) do kilkuset złotych przy większej liczbie faktur, a pełna księgowość spółki z o.o. od 649 zł/mies. z VAT (od 599 zł bez VAT) — w tym 100 zł dopłaty za branżę. Do tego kierowcy (20–80 zł za osobę) i, przy transporcie międzynarodowym, wyciągi z kont walutowych. Kwoty netto. Skąd te liczby.

Transport to jedna z niewielu branż, za które biura rachunkowe liczą więcej — i mają powód. Niżej: skąd bierze się dopłata, cennik dla JDG i spółki, ile kosztują kierowcy i konta walutowe, trzy przykłady z kwotami i lista pytań, które warto zadać biuru, zanim podpiszesz umowę.

Skąd bierze się dopłata za transport

W typowej firmie usługowej biuro księguje faktury sprzedaży, kilka kosztów i wyciąg bankowy. W transporcie dochodzi:

• Kierowcy — ewidencja czasu pracy, podróże służbowe i diety, delegowanie przy przewozach międzynarodowych. To więcej niż „lista płac”.
• Dokumenty z zagranicy — paliwo, opłaty drogowe, naprawy w trasie; część z zagranicznym VAT, który da się odzyskać osobną procedurą.
• Waluty — faktury dla spedycji i klientów w euro, konto walutowe, przeliczenia po kursie NBP.
• Pojazdy — leasingi, amortyzacja ciągników i naczep, ubezpieczenia, ewidencja środków trwałych w spółce.
• Liczba dokumentów — jeden ciągnik w trasie generuje dziesiątki dokumentów miesięcznie, a cenniki biur rosną właśnie z liczbą dokumentów.

W naszym cenniku spółka transportowa ma dopłatę 100 zł/mies., a JDG nie ma stałej dopłaty — płaci za większą liczbę dokumentów i za kierowców. Część biur liczy to inaczej (dopłata procentowa albo wyższy pakiet startowy), dlatego warto porównać kilka ofert dla swojej konkretnej floty.

Cennik księgowości transportowej JDG — netto/mies.

Firma transportowa jest zwykle czynnym VAT-owcem (paliwo, leasing, kontrahenci), więc tabela dla KPiR z VAT. Ceny „od” to najtańsze udokumentowane oferty, „środek rynku” to mediana w katalogu księgowych inFakt, „górna granica” — poziom, poniżej którego jest 95% ofert.

Jeden właściciel-kierowca z jednym ciągnikiem mieści się zwykle w progu do 20–50 dokumentów. Pełne tabele: cennik JDG 2026.

Cennik dla spółki transportowej (sp. z o.o.) — netto/mies.

Pełna księgowość plus dopłata za branżę (100 zł/mies. w naszym cenniku). Ceny „od” — najtańsze udokumentowane oferty:

To dolne granice: w katalogu inFakt połowa ofert dla spółki do 10 dokumentów przekracza 1 500 zł/mies. (bez dopłat branżowych). Roczne sprawozdanie finansowe u wielu biur jest liczone osobno — zwykle 800–1 500 zł. Szczegóły: cennik sp. z o.o. 2026.

Kierowcy: ile kosztuje obsługa kadrowa

Konto walutowe i dokumenty z zagranicy

Przy transporcie międzynarodowym biuro księguje faktury w euro (przeliczenie po kursie NBP) i operacje na koncie walutowym. W cennikach spółek standardem jest limit operacji bankowych w cenie i dopłata za nadwyżkę. W naszym cenniku dla spółki: konto PLN — 50 operacji w cenie, kolejne 50 za 120 zł/mies.; konto walutowe — 30 operacji w cenie, kolejne 30 za 150 zł/mies. Przy kilkuset przelewach miesięcznie ta pozycja potrafi kosztować więcej niż sam abonament, więc policz ją przed wyborem biura.

Osobny temat to VAT zapłacony za granicą (paliwo, opłaty drogowe w krajach UE) — da się go odzyskać w odrębnej procedurze, ale nie każde biuro ją prowadzi. Zapytaj, czy biuro to robi i za ile, albo czy współpracuje z firmą, która się w tym specjalizuje.

Trzy przykłady — ile zapłacisz

1. Właściciel-kierowca, jeden ciągnik, trasy krajowe, JDG z VAT

Ok. 30 dokumentów miesięcznie (paliwo, opłaty, naprawy, 3–4 faktury sprzedaży), bez pracowników. KPiR z VAT do 50 dokumentów: od 350 zł/mies., środek rynku 600 zł.

2. JDG z dwoma kierowcami, przewozy międzynarodowe

Ok. 50 dokumentów, 2 kierowców na umowie o pracę z pełnymi kadrami, konto walutowe. KPiR z VAT do 50 dok. od 350 zł + kadry 2 × 40 zł = od 430 zł/mies. Do ustalenia osobno: podróże służbowe kierowców i odzyskiwanie VAT z zagranicy.

3. Spółka z o.o., 5 ciągników, 6 kierowców

Ok. 150 dokumentów, 6 kierowców z pełnymi kadrami, dwa konta (PLN i EUR) po kilkaset operacji. Pełna księgowość do 150 dok. z VAT od 1 749 zł + dopłata transport 100 zł + kadry 6 × 80 zł = od 2 329 zł/mies., plus nadwyżki operacji bankowych i sprawozdanie roczne. Przy takiej skali porównaj oferty całoroczne, nie miesięczne.

O co zapytać biuro przed podpisaniem umowy

1. Ile firm transportowych obsługujecie i kto poprowadzi moją? Transport to specjalizacja, nie dodatek.
2. Co dokładnie jest w cenie za kierowcę — płace, pełne kadry, podróże służbowe i diety, delegowanie?
3. Limit operacji bankowych i dopłata za nadwyżkę — osobno dla PLN i walut.
4. VAT z zagranicy — czy biuro prowadzi odzyskiwanie, za ile, albo z kim współpracuje.
5. Leasingi i środki trwałe — czy ewidencja i amortyzacja floty są w pakiecie (w spółce to realna praca).
6. Sprawozdanie roczne (spółka) — w cenie czy osobno?
7. Jak przekazuję dokumenty z trasy — aplikacja, zdjęcia, skrzynka? Przy kierowcach w trasie to decyduje, czy księgowość nadąża.

Skąd te liczby

Najczęstsze pytania

Ile kosztuje księgowość firmy transportowej w 2026?

JDG na KPiR z VAT: od 211 zł/mies. przy 10 dokumentach, od 277 zł przy 20, od 350 zł przy 50 (najtańsze udokumentowane oferty; środek rynku 400–600 zł). Spółka z o.o.: pełna księgowość od 499 zł (bez VAT) lub 549 zł (z VAT) przy 10 dokumentach plus dopłata za branżę transportową 100 zł/mies., czyli od 599–649 zł. Do tego kierowcy: 20–80 zł za osobę miesięcznie. Kwoty netto.

Dlaczego biura liczą za transport więcej?

Bo jest więcej pracy niż w typowej firmie usługowej: rozliczanie czasu pracy i podróży kierowców, faktury i paliwo z zagranicy, wyciągi z kont walutowych, leasingi pojazdów, a przy spółce — ewidencja środków trwałych. W naszym cenniku spółka transportowa ma dopłatę 100 zł/mies.; JDG nie ma stałej dopłaty, ale rośnie liczba dokumentów.

Ile kosztuje obsługa kierowców w biurze rachunkowym?

W JDG: naliczenie płac 20 zł za kierowcę miesięcznie albo pełne kadry i płace 40 zł (teczka, umowy, ewidencja czasu pracy, ZUS, PIT). W spółce z o.o. odpowiednio 50 i 80 zł za osobę. Zgłoszenie do ZUS jednorazowo 50 zł. Rozliczanie podróży służbowych i diet kierowców część biur ma w pełnych kadrach, część wycenia osobno — zapytaj wprost.

Co z kontem walutowym i fakturami w euro?

Faktury w walucie przelicza się po kursie NBP, a operacje na koncie walutowym biuro księguje z wyciągu. W cennikach spółek standardem jest limit operacji w cenie i opłata za nadwyżkę — w naszym cenniku 30 operacji na konto walutowe w cenie, każde kolejne 30 za 150 zł/mies.; konto PLN: 50 operacji w cenie, nadwyżka 120 zł za kolejne 50. Przy intensywnym transporcie międzynarodowym to pozycja, którą trzeba policzyć przed wyborem biura.

Czy biuro rachunkowe musi znać się na transporcie?

Tak, jeśli masz kierowców i jeździsz za granicę. Czas pracy i podróże kierowców, dokumenty z zagranicy, odzyskiwanie VAT zapłaconego w innych krajach UE czy leasingi ciągników to tematy, przy których biuro „od wszystkiego” popełnia błędy. Zapytaj, ile firm transportowych biuro obsługuje i kto konkretnie będzie prowadził Twoją.

JDG czy spółka z o.o. dla firmy transportowej?

Z punktu widzenia kosztu księgowości JDG jest tańsza o kilkaset złotych miesięcznie (KPiR od 211–350 zł vs pełna księgowość od 599–849 zł z dopłatą branżową), a spółka dochodzi jeszcze roczne sprawozdanie (często 800–1 500 zł). Spółkę wybiera się zwykle ze względu na odpowiedzialność, wspólników i finansowanie floty, nie ze względu na księgowość — tę decyzję podejmij z biurem lub doradcą.

kalkulatorksiegowosci.pl  ·  kontakt: kalkulator@kalkulatorksiegowosci.pl  ·  operator: salonspot sp. z o.o., ul. 11 listopada 14a, 98-200 sieradz. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej. Regulaminy: kalkulatorksiegowosci.pl/regulaminy.