KSeF 2026 — od kiedy obowiązkowy i jak się przygotować

KSeF (Krajowy System e-Faktur) to rządowa platforma, przez którą firmy w Polsce będą wystawiać i odbierać faktury. Zamiast PDF-a wysyłanego mailem albo papieru, faktura trafia do centralnego systemu Ministerstwa Finansów, dostaje unikalny numer i tam jest przechowywana. Dla większości przedsiębiorców pytanie brzmi już nie „czy", tylko „od kiedy dokładnie" i „co muszę zrobić". Ten artykuł odpowiada konkretnie — z datami potwierdzonymi w oficjalnych źródłach MF.

Stan na 2026 r. Poniżej opieramy się na informacjach publikowanych przez Ministerstwo Finansów na ksef.podatki.gov.pl oraz gov.pl. Tam, gdzie przepis jest jeszcze doprecyzowywany, wyraźnie to zaznaczamy i nie podajemy zmyślonych liczb.

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy — dokładne daty

Obowiązek wchodzi etapami, w zależności od wielkości firmy. To najważniejsza rzecz do zapamiętania:

Kto	Od kiedy	Warunek
Duże firmy	1 lutego 2026	wartość sprzedaży (z VAT) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł
Pozostali podatnicy (w tym JDG, MŚP, zwolnieni z VAT)	1 kwietnia 2026	wszyscy poniżej progu 200 mln zł
Najmniejsi (sprzedaż ≤ 10 000 zł brutto/mies.)	odroczenie do końca 2026	do 31 grudnia 2026 mogą wystawiać faktury poza KSeF

Innymi słowy: jeśli prowadzisz zwykłą jednoosobową działalność albo małą spółkę, Twój termin to 1 kwietnia 2026 r. Duże koncerny weszły do systemu wcześniej — 1 lutego 2026 r. Produkcyjna wersja systemu (KSeF 2.0) została udostępniona przez MF 1 lutego 2026 r.

Co to jest faktura ustrukturyzowana

To sedno całej zmiany. Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona w KSeF w jednolitym formacie (plik XML według urzędowego wzoru), której system nadaje unikalny numer identyfikujący ją w KSeF. Nie jest to PDF ani skan — to dokument elektroniczny o ściśle określonej strukturze, przesyłany przez rządowy system.

W praktyce oznacza to, że:

• faktura „istnieje" dopiero wtedy, gdy trafi do KSeF i dostanie numer systemowy,
• data wystawienia i data otrzymania są rejestrowane centralnie,
• kupujący odbiera fakturę w KSeF — nie musisz mu jej już wysyłać mailem ani drukować,
• wszystkie faktury masz w jednym miejscu, dostępne przez lata.

Dla Ciebie jako przedsiębiorcy najważniejsze: jeśli używasz dobrego programu do fakturowania (np. wFirma), ten format generuje się automatycznie. Nie musisz ręcznie budować XML-a ani znać technicznych szczegółów.

Co się zmienia dla małej firmy i JDG

Uczciwie: dla dobrze obsługiwanej jednoosobowej działalności zmiana jest mniejsza, niż sugeruje szum wokół tematu. Oto co realnie się zmienia:

1. Sposób „wysyłki" faktury

Przestajesz wysyłać PDF mailem. Wystawiasz fakturę w programie, a on przekazuje ją do KSeF. Kontrahent pobiera ją z systemu. Mniej mailowania, mniej „czy dotarła".

2. Numer KSeF na fakturze

Każda faktura dostaje numer nadany przez system. To on jest dowodem, że faktura została prawidłowo wystawiona.

3. Koniec z „poprawię i wyślę ponownie"

Faktury w KSeF koryguje się fakturą korygującą — również w systemie. Warto od początku wystawiać poprawnie (dobre biuro pilnuje danych kontrahenta z bazy MF po NIP).

4. Faktury zakupowe też są w systemie

Faktury od dostawców również trafiają do KSeF. Dzięki temu koszty spływają do księgowości szybciej i pełniej — mniejsze ryzyko, że jakaś faktura kosztowa się „zgubi".

Tryb offline24 — co gdy nie ma internetu lub system nie działa

MF przewidziało sytuacje awaryjne. Tryb offline24 pozwala wystawić e-fakturę poza KSeF (zgodną ze wzorem faktury ustrukturyzowanej) — np. gdy nie masz internetu albo system chwilowo nie odpowiada. Warunek: fakturę trzeba przesłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Kontrahent i tak otrzymuje ją przez KSeF, po jej przesłaniu do systemu.

W praktyce dobre oprogramowanie obsługuje ten tryb za Ciebie — wystawiasz fakturę normalnie, a program kolejkuje wysyłkę i dosyła ją, gdy tylko połączenie wróci. Nie musisz o tym pamiętać ręcznie.

Kary — od kiedy i ile

Tu dobra wiadomość dla ostrożnych: kary pieniężne będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r. Za okres od 1 lutego 2026 do 31 grudnia 2026 r. sankcje nie są nakładane — to celowy okres przejściowy, żeby firmy miały czas dopiąć procesy.

Po 1 stycznia 2027 r. naczelnik urzędu skarbowego będzie mógł nałożyć karę:

• do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze,
• lub do 18,7% kwoty należności ogółem — przy fakturach bez wykazanego podatku (np. zwolnionych z VAT).

Sankcje nie działają wstecz. Znaczy to, że rok 2026 jest realnie „rokiem na spokojne wdrożenie" — ale odkładanie tematu do grudnia to proszenie się o chaos. Stan na 2026 r.

Jak się przygotować — krok po kroku

Dla właściciela małej firmy lub JDG przygotowanie sprowadza się do kilku kroków. Jeśli masz biuro rachunkowe z porządnym oprogramowaniem, większość z nich jest po jego stronie.

1. Ustal swój termin. JDG i mała firma: 1 kwietnia 2026 r. Sprawdź, czy nie mieścisz się w uldze 10 000 zł/mies. (wtedy masz czas do końca 2026 r.).
2. Zapewnij sobie program obsługujący KSeF. To warunek konieczny — faktury muszą powstawać w formacie ustrukturyzowanym. Nie da się tego zrobić w Wordzie ani Excelu. wFirma obsługuje KSeF natywnie.
3. Nadaj uprawnienia w KSeF. Żeby biuro mogło wysyłać i odbierać Twoje faktury, musi mieć nadane uprawnienia w systemie (przez pełnomocnictwo / token / podpis). To techniczny krok, który dobre biuro robi za Ciebie.
4. Uporządkuj dane kontrahentów. NIP-y muszą się zgadzać — KSeF weryfikuje odbiorcę. Warto zaciągnąć dane z bazy MF po NIP zamiast wpisywać ręcznie.
5. Przetestuj wystawienie faktury. Zanim ruszy obowiązek, wystaw kilka faktur testowo w nowym trybie. Zobacz, gdzie pojawia się numer KSeF i jak kontrahent ją odbiera.
6. Ustal procedurę na awarię. Upewnij się, że Twój program obsługuje tryb offline24 — żeby brak internetu nie zablokował Ci sprzedaży.

Rola biura rachunkowego i programu — kto naprawdę „robi" KSeF

To pytanie spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Odpowiedź: dobre biuro rachunkowe z dobrym oprogramowaniem ogarnia KSeF za Ciebie. Twoja rola sprowadza się do wystawiania faktur — tak jak dotychczas.

Co robi biuro i program po swojej stronie:

• Nadanie uprawnień w KSeF — żeby móc wysyłać i odbierać Twoje faktury.
• Generowanie faktur ustrukturyzowanych — program tworzy poprawny format automatycznie, gdy wystawiasz zwykłą fakturę.
• Wysyłka i odbiór — przekazanie do KSeF, pobranie numeru, odebranie faktur kosztowych od dostawców.
• Obsługa trybu offline24 — kolejkowanie i dosyłanie faktur przy problemach z siecią.
• Weryfikacja danych — zaciąganie danych kontrahenta z bazy MF po NIP, żeby faktura nie została odrzucona.

Kluczowy jest program. wFirma obsługuje KSeF natywnie — fakturowanie, wysyłka do systemu, odbiór faktur zakupowych, tryb offline. Jeśli chcesz zobaczyć, jak wygląda praca w tym narzędziu, mamy osobny przewodnik: jak używać wFirma krok po kroku.

KSeF a koszt księgowości — czy podrożeje?

Naturalne pytanie: skoro dochodzi nowy obowiązek, czy księgowość przez to zdrożeje? U dobrze zorganizowanego biura — nie powinna. KSeF to w dużej mierze automatyzacja (faktury spływają cyfrowo, mniej ręcznego przepisywania), więc dla biura z porządnym oprogramowaniem to raczej ułatwienie niż dodatkowa praca.

Jeśli chcesz zobaczyć realne stawki obsługi księgowej z KSeF w cenie, mamy konkretne cenniki:

• Ile kosztuje księgowość JDG w 2026 — KPiR i ryczałt, konkretne kwoty.
• Ile kosztuje księgowość spółki z o.o. w 2026 — pełna księgowość, pakiety, dodatki.

W obu przypadkach KSeF, dostęp do wFirma i e-Deklaracje są wliczone — nie ma niespodzianek w postaci osobnej opłaty za „wdrożenie KSeF".

Najczęstsze pytania

Od kiedy KSeF jest obowiązkowy?

W dwóch etapach: od 1 lutego 2026 r. dla podatników z wartością sprzedaży (z VAT) powyżej 200 mln zł w 2024 r., oraz od 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych — w tym JDG, małych firm i podatników zwolnionych z VAT. Stan na 2026 r., zgodnie z informacjami Ministerstwa Finansów.

Czy KSeF dotyczy jednoosobowej działalności i małych firm?

Tak. JDG i mali podatnicy VAT (także zwolnieni z VAT) są objęci obowiązkiem od 1 kwietnia 2026 r. Wyjątek: jeśli miesięczna wartość sprzedaży nie przekracza 10 000 zł brutto, taki podatnik do końca 2026 r. może wystawiać faktury poza KSeF.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

To faktura wystawiona w KSeF w ustalonym formacie (XML według urzędowego wzoru), której system nadaje unikalny numer identyfikujący ją w KSeF. Nie jest to PDF ani papier — to dokument elektroniczny w jednolitym wzorze, przesyłany przez rządowy system.

Kiedy grożą kary za brak faktury w KSeF?

Kary pieniężne będą stosowane dopiero od 1 stycznia 2027 r. Za okres od 1 lutego 2026 do 31 grudnia 2026 r. sankcje nie są nakładane. Po tej dacie naczelnik urzędu skarbowego może nałożyć karę do 100% kwoty podatku z faktury (lub do 18,7% kwoty należności ogółem przy fakturach bez VAT). Stan na 2026 r.

Co jeśli akurat nie mam internetu albo KSeF nie działa?

Przewidziano tryb offline24 — pozwala wystawić e-fakturę poza KSeF (zgodną ze wzorem faktury ustrukturyzowanej), z obowiązkiem przesłania jej do systemu najpóźniej następnego dnia roboczego. Dobre oprogramowanie księgowe obsługuje ten tryb automatycznie.

Czy muszę sam ogarniać KSeF, czy zrobi to biuro rachunkowe?

Jeśli masz biuro rachunkowe z dobrym oprogramowaniem (np. wFirma), KSeF jest po ich stronie: pełnomocnictwa, uprawnienia w systemie, wysyłka i odbiór faktur, tryb offline. Ty wystawiasz fakturę jak dotychczas, a system sam przesyła ją do KSeF.

Czy faktury dla osób prywatnych (konsumentów) też idą przez KSeF?

Zgodnie z zapowiedziami MF faktury dla konsumentów (B2C) są traktowane odrębnie i nie muszą być wystawiane w KSeF na zasadach obowiązkowych jak faktury między firmami. Szczegóły dla konkretnej sytuacji warto potwierdzić z biurem — to element, który MF doprecyzowuje. Stan na 2026 r.

Ile kosztuje wdrożenie KSeF w małej firmie?

U nas KSeF jest w cenie obsługi księgowej — bez opłat wdrożeniowych i bez abonamentu za sam KSeF. Część biur pobiera za to dodatkowo 200–500 zł jednorazowo lub 50–100 zł miesięcznie. Konkretną cenę obsługi dla Twojej firmy wyliczy kalkulator w 2 minuty.

Podsumowanie — najważniejsze do zapamiętania

• 1 kwietnia 2026 — to Twój termin, jeśli prowadzisz JDG lub małą firmę.
• 1 lutego 2026 — duże firmy (obrót z VAT powyżej 200 mln zł w 2024 r.).
• Ulga 10 000 zł/mies. — najmniejsi mają czas do końca 2026 r.
• Kary dopiero od 1 stycznia 2027 — rok 2026 to okres na spokojne wdrożenie.
• Program to podstawa — bez oprogramowania obsługującego KSeF nie wystawisz faktury ustrukturyzowanej.
• Dobre biuro robi to za Ciebie — Twoja rola to wystawianie faktur jak dotychczas.

Najprostsza droga, żeby mieć KSeF z głowy: dobre biuro z oprogramowaniem, które obsługuje system natywnie. Wtedy cały temat sprowadza się do tego, że wystawiasz fakturę — a resztą zajmuje się system i biuro.

---

Źródła oficjalne (stan na 2026 r.): ksef.podatki.gov.pl, Ministerstwo Finansów / gov.pl. Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady podatkowej — szczegóły dla Twojej sytuacji potwierdź z biurem rachunkowym.

kalkulatorksiegowosci.pl  ·  kontakt: kalkulator@kalkulatorksiegowosci.pl  ·  operator: salonspot sp. z o.o., ul. 11 listopada 14a, 98-200 sieradz. Po założeniu konta wFirma — komunikacja w panelu klienta. Partner wdrożeniowy wFirma: profil w katalogu wFirma. Polityka cenowa i regulaminy: kalkulatorksiegowosci.pl/regulaminy.